別再怪員工「抗拒改變」！為什麼你的 AI 工具沒人想用？（因為它根本不好用）
「老闆，你係咪都試過？雄心壯志引入最新嘅 AI 工具，諗住可以帶領公司邁向新紀元，提升效率、節省成本，點知搞咗一大輪，同事根本冇人用，仲私底下話寧願用返 Excel 同人手慢慢做。最後，你只好將問題歸咎於『員工思想守舊，抗拒改變』。」
喺香港呢個競爭激烈嘅商業環境，中小企老闆每日都面對無數挑戰。數碼轉型、引入 AI 係大勢所趨，大家都知唔可以落後。但往往最令老闆「谷氣」嘅，唔係技術本身，而係推行起嚟嘅重重阻礙。當你見到昂貴嘅軟件訂閱費月月照俾，但使用率低迷，好自然會覺得係團隊唔合作。
但係，我哋可唔可以停一停，諗一諗：問題，真係出喺員工身上？定係你揀嘅 AI 工具，根本唔好用？
事實上，大部分員工並非天生抗拒新事物。佢哋抗拒嘅，係「令工作變得更複雜、更冇效率」嘅改變。如果一個新工具唔單止幫唔到手，反而增加佢哋嘅工作負擔，咁點解要用？
員工真係咁「死古板」？揭開「抗拒改變」背後的四大真相
當員工對新 AI 工具 敬而遠之，背後通常唔係單純嘅「懶」或者「怕」，而係有更深層次、更實際嘅原因。
1. 工具設計「離地」，同實際工作流程脫節
好多 AI 工具係由技術人員閉門造車設計出嚟，佢哋對特定行業嘅實際操作流程可能一知半解。結果就係，個工具功能睇落好強大，但用落去完全「唔啱使」。
試諗下，一個為採購部引入嘅 AI 系統，聲稱可以自動分析供應商報價。但如果每次分析前，同事都要用半個鐘將唔同格式嘅 PDF 報價單，逐個項目手動輸入系統，先可以開始「自動分析」，咁同用返舊方法有咩分別？甚至可能仲慢咗。當工具嘅設計忽略咗用戶最基本嘅工作習慣，佢就注定會被束之高閣。
2. 學習曲線好似「珠穆朗瑪峰」，望而生畏
香港中小企嘅特色就係「一個打十個」。每個同事都身兼數職，時間就係最寶貴嘅資產。一個界面複雜、操作違反直覺、需要花大量時間睇說明書同上 training course 嘅 AI 工具，對佢哋嚟講係一場災難。
如果一個工具需要員工花三日時間去學，先可以慳返每日十分鐘嘅工作，呢條數點計都唔划算。老闆期望員工喺百忙之中抽時間自我增值，但如果學習成本高到不合理，回報又唔明顯，員工自然會選擇最安全、最熟悉嘅路——繼續用舊方法。
3. 睇唔到即時「着數」，缺乏使用誘因
人類係務實嘅。引入新工具，員工最關心嘅問題係：「呢樣嘢對我實際工作有咩幫助？」如果個 AI 工具嘅好處只停留喺管理層口中嘅「長遠戰略價值」、「提升協同效應」呢啲空泛嘅概念上，而前線員工感受唔到任何即時嘅便利，佢哋就唔會有動力去用。
一個好嘅工具，應該係藥箱裡面嘅「止痛藥」，而唔係貨架上嘅「維他命」。佢要能夠解決員工每日面對嘅「痛點」。例如，一個 AI 工具可以將會計同事每月用一日時間整理嘅發票數據，喺五分鐘內自動搞掂，呢種「着數」就係最直接、最有效嘅推動力。相反，如果個工具只係錦上添花，甚至係畫蛇添足，就唔好怪員工唔識欣賞。
4. 缺乏信任同「安全感」，驚錯漏仲麻煩
AI 唔係萬能，佢都會出錯。如果一個 AI 客戶服務機械人經常答錯問題，搞到同事要花更多時間去「執手尾」、向客戶道歉；或者一個數據分析 AI 產生嘅報告錯漏百出，同事每次都要重新人手核對一次先敢交俾老闆，咁只會徹底摧毀員工對工具嘅信任。
與其用一個信唔過嘅「智能」助手，不如信返自己。呢種對結果可靠性嘅擔憂，再加上對數據私隱、資料安全嘅疑慮（「我啲客戶資料會唔會俾個系統攞咗去？」），令員工對採納新工具抱持觀望甚至係抗拒嘅態度。
揀啱工具，贏在起跑線：一個「好用」的 AI 工具應該具備咩條件？
既然問題嘅核心係工具本身，咁作為老闆，應該點樣揀一個真正「好用」、員工又「受落」嘅 AI 工具？一個成功嘅 AI 解決方案，應該具備以下特質：
- 無縫接軌 (Seamless Integration): 最好嘅工具係能夠融入你現有嘅工作流程，而唔係推倒重來。佢應該可以同你公司常用嘅軟件，例如會計系統、CRM、甚至係 Microsoft 365 / Google Workspace 無縫整合，避免繁瑣嘅數據導入導出，做到「即插即用」。
- 簡單易上手 (User-Friendly): 界面必須直觀、簡潔。理想情況下，一個員工應該喺好短時間內，甚至唔需要正式培訓，就可以掌握基本操作。就好似我哋用智能手機 App 咁，好嘅設計本身就係最好嘅說明書。
- 即時見效 (Immediate Value): 工具必須能夠解決一個具體、實在嘅痛點，並且效果立竿見影。當員工發現用咗新工具之後，某項沉悶、重複嘅工作真係快咗好多、輕鬆咗好多，佢哋自然會「愛上」呢個工具。
- 可靠又安全 (Reliable & Secure): 工具嘅輸出結果必須準確可靠，唔可以增加員工核對嘅負擔。同時，供應商必須提供高規格嘅數據安全保障，尤其係處理客戶或公司財務等敏感資料時，必須符合國際安全標準，令企業用得安心。
點樣先可以令同事「心甘情願」用 AI？老闆必學三部曲
揀啱工具只係成功嘅一半，有效嘅推行策略同樣重要。以下三個步驟，可以幫你大大提高 AI 工具嘅採納率：
- 由下而上，邀請員工參與決策： 喺拍板買任何工具之前，先同你嘅團隊傾下。問下前線同事，佢哋每日工作遇到最大嘅困難係咩？邊啲工序最浪費時間？讓最終用戶參與試用同揀選過程，佢哋會覺得自己係方案嘅一部分，而唔係被強迫接受嘅對象。
- 試點計劃，以小見大： 唔好一開始就全公司推行。揀一個部門或者一個小團隊做「試點」（Pilot Program）。搵一個「快靚正」嘅應用場景，例如用 AI 自動生成每週銷售報告，證明工具嘅價值。當試點團隊嘅成功故事喺公司內部傳開，其他同事嘅好奇心同接受度就會自然提高。
- 提供實用培訓同支援： 培訓唔應該只係掟個 manual 或者播段片就算。安排針對性嘅實戰工作坊，直接解決員工喺工作上會遇到嘅問題。同時，設立一個清晰嘅支援渠道，當員工遇到問題時，可以快速得到解答。適當嘅獎勵同公開表揚，亦可以鼓勵員工積極擁抱新技術。
結論：揀啱夥伴，讓 AI 成為你嘅神隊友
總括而言，員工唔用你嘅 AI 工具，好大可能唔係佢哋「抗拒改變」，而係個工具真係唔夠好、唔夠貼地、唔夠方便。
成功推行 AI 嘅關鍵，唔係強迫員工去適應一個難用嘅工具，而係搵一個能夠真正融入工作流程、解決實際問題嘅「神隊友」。呢個過程需要你改變思維，由「管理員工」轉變為「賦能員工」。
喺 Frasertec（暉訊科技），我哋深深明白香港中小企喺數碼轉型路上嘅掙扎同需要。我哋唔係單純嘅軟件銷售商，我哋係你嘅技術合作夥伴。我哋會深入了解你嘅業務流程同痛點，為你從市場上眾多方案中，挑選、測試並部署最適合你團隊嘅 AI 工具。我哋嘅目標，係提供一個員工鍾意用、老闆見到成效嘅解決方案。
別再為低落嘅 AI 使用率而煩惱。可能你只需要一個更懂你、更懂你員工嘅專家幫手。
