厭倦了複製貼上？看看「AI 助理」如何自動幫你更新 ERP 和 CRM 的資料
香港中小企日日處理大量數據，人手複製貼上不但費時，更易出錯。Frasertec（暉訊科技）為你解構「AI 助理」如何自動化更新 ERP 及 CRM 系統，從報價單、訂單到客戶資料，一步到位。了解實施步驟及成功案例，釋放團隊潛力，提升營運效率，告別重複乏味的工作！
「Ctrl+C，Ctrl+V」—— 這組快捷鍵，對於許多香港中小企的員工來說，可能係每日工作最熟悉、卻又最無奈的夥伴。無論係處理客戶查詢、更新訂單資料，定係將發票數據輸入會計系統，大量重複性的人手資料輸入工作，不僅耗費寶貴的人力資源，更係錯誤百出的溫床。當你嘅團隊成員將大量時間花喺複製貼上，意味著佢哋冇時間去跟進客戶、拓展業務或進行策略性思考。
喺香港呢個分秒必爭嘅商業環境，效率同準確性就係企業嘅生命線。如果一個潛在客戶嘅查詢因為人手輸入延誤而遲遲未被跟進，或者一張訂單因為打錯數字而導致庫存混亂，後果可能不堪設想。
好消息係，呢種低效率、高風險嘅工作模式，已經有解決方案。今日，Frasertec（暉訊科技）將為你揭示一個強大嘅秘密武器——「AI 助理」，睇吓佢點樣徹底改變你更新 ERP（企業資源規劃）和 CRM（客戶關係管理）系統嘅方式，將你嘅團隊從「複製貼上」嘅地獄中解放出嚟。
點解香港中小企特別需要擺脫「複製貼上」嘅惡夢？
相比起大型企業，香港中小企喺資源同人手方面都更為緊張，因此，自動化所帶嚟嘅效益亦更加顯著。以下幾點係香港市場嘅獨特挑戰：
咩係「AI 助理」？佢點樣自動更新 ERP 同 CRM？
當我哋講「AI 助理」，請唔好只係諗到簡單嘅聊天機械人（Chatbot）。我哋指嘅係一種結合咗機械人流程自動化（RPA）、人工智能（AI），例如自然語言處理（NLP）同光學字元辨識（OCR）技術嘅強大工具。
你可以將佢想像成一個「數碼員工」，佢可以模擬人類喺電腦上嘅操作：登入系統、打開文件、讀取資訊、複製數據、然後貼上到另一個系統嘅指定欄位。但同人類唔同嘅係，佢可以 24/7 全天候工作，速度極快，而且 100% 唔會出錯。
自動化工作流程實例：由一封電郵訂單到完成系統更新
為咗令你更易理解，我哋嚟睇一個典型嘅業務場景：你嘅公司收到一封來自客戶嘅 PDF 訂單電郵。
傳統人手流程：
- 員工 A 打開電郵，下載 PDF 附件。
- 打開 PDF，人眼閱讀客戶名稱、產品編號、數量、送貨地址等資訊。
- 登入 CRM 系統，搜尋客戶，如果係新客戶就要手動建立檔案。
- 登入 ERP 系統，手動建立一張新嘅銷售訂單，逐個欄位複製貼上 PDF 上嘅資料。
- 手動更新 ERP 中嘅庫存數量。
- 手動回覆電郵，通知客戶已收到訂單。
整個過程可能需要 10-15 分鐘，而且一旦分心就極容易出錯。
引入「AI 助理」後嘅自動化流程：
- 自動監測：AI 助理 24 小時監測住指定嘅收件箱。
- 智能讀取：當偵測到新嘅訂單電郵，AI 助理會自動下載 PDF 附件。利用 OCR 技術，佢可以準確讀取並「理解」PDF 內嘅所有關鍵資訊。
- CRM 自動操作：AI 助理自動登入你嘅 CRM 系統。佢會根據讀取到嘅公司名稱或電郵，判斷係咪現有客戶。
- ERP 自動操作：接著，AI 助理登入 ERP 系統，自動填寫所有欄位，建立一張準確無誤嘅銷售訂單。
- 庫存同步：訂單建立後，AI 助理會即時扣減相應嘅產品庫存，確保數據永遠保持最新。
- 自動通知：最後，AI 助理可以自動草擬並發送一封標準化嘅確認電郵俾客戶。
整個過程，由收到電郵到完成所有系統更新及通知，可能只需唔到一分鐘，而且完全唔需要人手介入。
實戰部署：三步曲教你引入 AI 助理
睇到呢度，你可能會覺得好吸引，但又擔心實施起嚟會好複雜。唔使驚！Frasertec 嘅專家團隊可以引導你完成整個過程。一般嚟講，部署 AI 助理可以分為以下三個主要步驟：
評估與規劃
首先，我哋要搵出最值得自動化嘅環節。問吓自己同你嘅團隊：
- 邊啲工作最重複、最花時間？
- 邊啲流程最容易出錯？
- 如果將呢啲工作自動化，可以節省幾多時間？
選擇工具與開發
市面上有唔同嘅 RPA 及 AI 工具。關鍵唔係選擇最出名嘅工具，而係選擇最適合你現有系統同業務需求嘅工具。
Frasertec 的 AI 快速開發服務可以為你度身訂造最合適的解決方案。
測試、部署與優化
開發完成後，我哋會喺安全嘅測試環境中反覆測試 AI 助理嘅每一個操作，確保穩定性同準確性。
採取分階段部署嘅方式，將對日常運作嘅影響減到最低。
點解要選擇 Frasertec（暉訊科技）？
喺香港，提供 IT 服務嘅公司好多，但 Frasertec 擁有與眾不同嘅優勢，特別適合中小企嘅需要：
深入了解香港中小企生態
我哋唔係紙上談兵。我哋團隊服務過各行各業嘅香港中小企，完全明白你哋喺人手、預算同市場壓力方面嘅痛點。
一站式專業服務
由最初嘅業務流程諮詢、方案設計，到工具選擇、客製化開發、系統整合，再到後期嘅培訓同技術支援，我哋提供真正嘅端到端解決方案。
強大嘅系統整合能力
我哋嘅核心競爭力之一，就係將唔同品牌、唔同年代嘅系統（無論係雲端定係地部署）打通。確保 AI 助理能夠同你嘅核心業務系統完美融合。
務實且具成本效益嘅方案
我哋唔會推銷最貴、最複雜嘅技術。相反，我哋會根據你嘅實際需求同預算，提供最務實、最具成本效益嘅建議。
立即行動，告別「複製貼上」嘅低效時代！
試想像一下，你嘅團隊唔再需要處理繁瑣嘅數據輸入，而係可以將 100% 的精力投入到服務客戶、分析市場同創新業務之上。企業嘅反應速度、數據準確性同整體生產力都將得到質嘅飛躍。
呢個唔係遙遠嘅未來，而係今日就可以實現嘅變革。如果你已經厭倦了被重複性工作綁架，希望為你嘅企業注入新嘅增長動力，就係時候考慮引入 AI 助理。