「買咗 ChatGPT 唔等於有 AI 策略」
個客喺 WhatsApp 催：「報價呢？今日可唔可以出？」Sales 話等緊老細批折扣。老細喺會議，電話震到唔停。半個鐘後客又丟一條語音過嚟：規格改咗少少。Sales 翻開舊 Excel、舊 PDF，搵上次差唔多嗰張。批完折扣，CS 要將貨號、價錢、送貨地址，一格格 copy 落 MYOB 或者舊系統。中間打錯一個 0，第二日對數又扯皮。
打字可以快。客等緊嘅係張有折扣、有貨期、有條款嘅 quotation。呢張紙要經過舊 file、老細時間、再入系統。呢三段，打字再快都跳唔過。
呢個流程，一間香港貿易行或者批發行，一日可以行十幾轉。老闆買 ChatGPT Team、Copilot 嘅時候，心裡多數係：「俾同事快啲做嘢。」三個月後，電郵同會議紀要真係快咗。上面呢條催報價，一日都冇快過。有人仲會以為係同事唔識寫提示詞，於是再買半日 training。Monday 朝早，客一樣催，一樣等批，一樣 copy。
我哋而家去公司，好少見到「完全冇人用 AI」。市場部用嚟改英文，行政用嚟寫通告，倉務問點排班，有人夜晚自己開免費版，將客嘅對話 paste 上去問點覆。各用各嘅帳號，各有各嘅習慣。公司條報價、入帳、跟單，仲係 Excel、電郵、WhatsApp 夾埋嚟捱。工具只去到同事部電腦；公司點出貨、點入數，仲係舊做法。
打字快咗，公司冇快過
改句英文、問吓點寫 WhatsApp，幫到坐喺鍵盤前面嗰個人。幫唔到「今日出唔出到報價」「發票入唔入到數」。你問三個同事同一條價錢，可能攞到三個答案：提示詞唔同、帳號唔同、有人仲抄緊舊價目表。ChatGPT 寫得幾順都好，佢睇唔到你 WhatsApp 裡便個客、睇唔到 MYOB 要入邊幾個欄、亦批唔到嗰個折扣。等緊嘅仲係人，抄緊嘅仲係手。
所以好多公司會行錯一步：以為再教精啲提示詞，報價就會自己快。提示詞可以令一封 follow-up 靚啲。客等緊嘅仍然係張 quotation，唔係一封寫得順嘅電郵。
買多一個帳號，同有冇 AI 策略，係兩件事。帳號只係多一個人可以開。策略係你講得出：今年想慳邊度時間、搶邊單生意。講唔出呢句，同事只會用 AI 去快自己份文書。公司一樣慢。
報價其實停喺幾段好短嘅位
你自己數一次就知。客喺 WhatsApp 問價，有時連規格都係語音、相片、前幾年舊單混埋。Sales 要喺舊 Excel、舊電郵搵「上次差唔多嗰張」，估而家成本同貨期。折扣要老細出會議先批。出完 PDF，客先確認。確認完，CS 再將同一堆字，搬去入單、入帳。錯一次，第二日倉同會計一齊嘈。
邊段最耐，每間公司唔同。有啲係等批，老細一日開五場會。有啲係搵舊價，價目表散落三個資料夾。有啲係入帳，一個 CS 對住 PDF 同系統兩個螢幕，抄一個下晝。ChatGPT 坐喺旁邊，可以幫你寫「而家出緊，唔該再等」——客收到呢句，仲係冇報價。
對單都係同一套。供應商張 invoice、自己張 PO、送貨單，三份紙三個格式。人眼對，對漏一行就變成短數。你叫 AI 摘要一封電郵，對單嗰堆紙唔會自己對好。打字已經夠快。慢喺資料散、等人、人手搬。
有策略，就係講得出先郁邊條
唔使一開始就話成間公司一齊轉。老闆可以問自己三句好實在嘅：今年想谷邊樣生意？嗰樣生意，而家一日停喺邊？嗰度係等人、搵 file，定抄格？答案好多時好短：客問價 → 出 quotation → 批折扣 → 入單 → 入帳。揀一條你今年真係想快嘅，先郁一條。
點知有冇快過？例如而家一張報價平均要幾耐、一日出幾張、入帳一星期錯幾次。有呢幾個數，先知道做完之後有冇郁過。冇呢幾個數，就只會變成「全公司都要用 AI」——用完之後，你仲係講唔出慳咗邊度。
揀完一條，先問工具。有啲位現成軟體就搞得掂，有啲位要同你而家嘅 WhatsApp、Excel、帳系統接得通。呢步可以遲啲先定。急住去揀邊套 AI、急住加帳號，只會令每個人再快自己一份，公司出貨入數仲係咁慢。
暉訊科技幫香港中小企做系統同自動化二十幾年。我哋會問呢條工序邊度有人等、邊度有人抄、邊度對錯數。你買咗邊套工具，稍後先講。如果你已經有 ChatGPT，但講唔出佢點幫到今年業績，帶住「報價慢」或者「對單錯」過嚟就得。員工夜晚自己 paste 客對話上公開工具，我哋分開寫過影子 AI 同公司數據；今日呢篇只講前一步：你到底想快邊條工序。
