你的員工比你更想用 AI！忽視「影子 AI (Shadow AI)」正在悄悄吞噬你的公司數據
香港中小企老闆請注意！你的員工可能正使用未經授權的「影子 AI」，大大提升工作效率，同時亦將公司機密數據暴露於巨大風險之中。本文將深入剖析 Shadow AI 的威脅，並提供 Frasertec 的專業解決方案，助你化危為機。
最近，你係咪發現有啲同事嘅工作效率突然之間幾何級數咁提升？以前要搞成日嘅報告，而家半個鐘就交到貨；以前諗到頭都爆嘅 Marketing 文案，而家好似源源不絕咁湧現。你可能會暗自高興，覺得公司請到個「超人」。但係，你有冇諗過，呢股神秘力量嘅背後，可能隱藏住一個足以顛覆你成間公司嘅巨大風險？
呢股力量，就係 AI。而你員工喺你唔知情嘅情況下使用嘅 AI 工具，就係我哋今日要講嘅主角——「影子 AI (Shadow AI)」。
咩係「影子 AI」？一個你不能忽視嘅辦公室新常態
「影子 AI」並唔係咩新款嘅人工智能，而係一個行為概念。佢指嘅係員工喺未經公司 IT 部門批准或知情嘅情況下，私自使用第三方 AI 工具同應用程式嚟處理工作。呢個情況同我哋以前成日講嘅「影子 IT (Shadow IT)」——即員工自己裝 software、用私人 cloud drive——可謂一脈相承，但「影子 AI」嘅潛在破壞力，卻遠超前者。
由 ChatGPT、Gemini 到各種 AI 寫作助手、圖像生成器、程式碼分析工具，呢啲 AI 服務好多都係免費、易用，而且功能強大。對於追求效率、想喺香港呢個急速商業環境中「跑快啲」嘅員工嚟講，簡直係天降甘霖。佢哋可能只係想快啲完成手上嘅工作，或者解決一個棘手嘅問題，但呢種「貪方便」嘅心態，正不知不覺間為公司打開咗一個數據外洩嘅潘朵拉盒子。
點解你嘅員工會偷偷地用 AI？
要解決問題，首先要理解問題嘅根源。點解員工會寧願冒險，都要用「影子 AI」？
1. 追求極致效率
香港職場講求「快、靚、正」。AI 可以喺幾秒鐘內草擬電郵、總結會議記錄、翻譯文件、甚至編寫簡單程式。對員工嚟講，呢個係提升個人生產力、準時收工嘅捷徑。
2. 解決燃眉之急
當遇到創意瓶頸、技術難題，或者需要快速進行市場資料搜集時，AI 提供咗一個即時嘅解決方案。與其等上司或相關部門回覆，不如直接問 AI，答案隨傳隨到。
3. 使用門檻極低
大部分公開嘅 AI 工具只需要一個瀏覽器同電郵地址就可以註冊使用。唔需要複雜嘅安裝，亦唔需要專業嘅 IT 知識，員工可以隨時隨地「自助服務」。
4. 公司缺乏官方工具
最重要嘅一點，好多中小企喺數碼轉型上步伐較慢，未有為員工提供官方認可、安全可靠嘅 AI 工具。當需求存在而供應缺席，員工自然會自己向外尋求解決方法。
「影子 AI」：係糖衣毒藥，定係雙面刃？
「影子 AI」無疑係一把雙面刃。佢帶嚟嘅效率提升係真實可見嘅，但隱藏喺糖衣之下嘅，卻係可能令你間公司「一鋪清袋」嘅劇毒。
潛在風險一：公司機密數據大洩漏
呢個係最大，亦都係最致命嘅風險。當你嘅員工將一份包含客戶資料、財務報表、產品研發藍圖、內部定價策略嘅文件，成段複製貼上到一個公開嘅免費 AI 模型去「潤飾」或者「總結」時，你諗下會發生咩事？
絕大部分免費 AI 服務嘅條款都寫明，佢哋有權使用你輸入嘅數據（Prompt 同上載嘅資料）嚟訓練同優化佢哋嘅模型。換言之，你嘅公司機密，瞬間就成為咗 AI 開發商嘅「養分」。呢啲數據可能會被永久儲存，甚至喺其他用戶嘅查詢結果中無意間洩漏出去。呢種行為，唔單止係商業洩密，更可能觸犯香港嘅《個人資料（私隱）條例》(PDPO)，面臨嚴重嘅法律後果同罰款。
潛在風險二：網絡安全嘅計時炸彈
員工喺網上隨意搵到嘅 AI 插件 (Plug-in) 或應用程式，你點知佢係咪安全？好多惡意軟件都會偽裝成實用工具，一旦安裝，就可能喺你嘅公司網絡中植入木馬、勒索軟件，或者靜靜雞竊取員工嘅登入憑證，為黑客打開一扇方便之門。
潛在風險三：決策失誤源於「AI 幻覺」
AI 並唔係萬能，佢哋有時會出現所謂嘅「AI 幻覺 (AI Hallucination)」，即係會一本正經咁「老作」一啲睇落好合理但完全錯誤嘅資訊。如果員工過分依賴 AI 提供嘅數據或分析，而冇進行事實查核，並基於呢啲錯誤資訊做出商業決策，後果可以不堪設想。
我係中小企老闆，可以點做？Frasertec 嘅專業建議
面對「影子 AI」呢個無聲嘅威脅，全面禁止並唔係一個可行嘅方法。咁做只會令員工轉向更隱蔽嘅方式，同時亦會扼殺利用 AI 提升創新同效率嘅機會。作為中小企嘅決策者，你需要嘅係「疏導」而唔係「堵塞」。
Frasertec（暉訊科技）憑藉多年服務香港中小企嘅 IT 經驗，為你提供以下四大應對策略：
1. 接受現實，制定清晰嘅 AI 使用政策 (AI Usage Policy)
首先，要承認 AI 已經係我哋工作一部分。與其扮睇唔到，不如坐低同團隊一齊制定一套清晰、可行嘅 AI 使用指引。政策應明確界定：
- 咩係可以做： 例如，用 AI 進行公開資料搜集、腦力激盪。
- 咩係絕對禁止： 例如，將任何客戶資料、個人身份信息 (PII)、財務數據、公司內部文件等敏感資訊輸入任何公共 AI 模型。
- 使用守則： 強調所有 AI 生成嘅內容都必須經過人工覆核同事實查證。
2. 員工教育與持續培訓
你最大嘅資產係你嘅員工，但佢哋亦可能係最大嘅風險來源。定期參加工作坊，教育員工有關「影子 AI」嘅風險，解釋公司政策背後嘅原因。教佢哋點樣分辨安全同唔安全嘅工具，以及點樣喺安全嘅前提下，善用 AI 提升工作效率。
3. 部署企業級、安全可控嘅 AI 解決方案
與其讓員工喺外面「自尋出路」，不如由公司提供一個安全、統一嘅「官方」選擇。現時市面上有好多專為企業設計嘅 AI 解決方案，例如 Microsoft 365 Copilot。
呢啲企業級方案嘅最大優勢在於「數據私有化」。你所有嘅數據同指令，都會喺你公司自身嘅 Microsoft 365 安全環境內處理，唔會外洩，亦唔會被用作訓練公共模型。佢能夠同你現有嘅 Office 工具（Word, Excel, Teams）無縫整合，讓員工喺熟悉嘅環境中，安全地享受 AI 帶嚟嘅便利。
Frasertec 作為 Microsoft 嘅長期合作夥伴，可以為你嘅公司提供由諮詢、部署到培訓嘅一站式 Microsoft 365 Copilot 解決方案，確保你喺享受 AI 紅利嘅同時，公司數據得到最嚴密嘅保護。
4. 利用科技監控，洞察潛在風險
你可以考慮部署一啲網絡安全工具，用嚟偵測同監控公司網絡內未經授權嘅應用程式同數據流動。呢啲工具可以為你提供一個全局視野，了解「影子 AI」喺你公司嘅實際情況有幾嚴重，從而作出更具針對性嘅管理決策。
結論：化危為機，將「影子 AI」轉化為企業競爭力
「影子 AI」嘅興起，對香港每一間中小企嚟講，既係一個嚴峻嘅警告，亦係一個轉型嘅契機。忽視佢，你嘅公司數據就如同放喺一個冇上鎖嘅夾萬，隨時會被悄悄偷走。
但如果你選擇積極面對，透過制定政策、教育員工，並投資於好似 Microsoft 365 Copilot 呢類安全可靠嘅企業級 AI 工具，你就可以將員工自發追求效率嘅動力，轉化為整個企業嘅創新能量同競爭優勢。
唔好再等喇！「影子 AI」嘅威脅唔會自己消失。立即行動，審視你公司嘅現狀，並尋求專業嘅協助。
立即聯絡 Frasertec（暉訊科技）
Frasertec 嘅專家團隊樂意為你提供免費諮詢，評估你公司面臨嘅「影子 AI」風險，並為你度身訂造最適合你業務需求嘅安全 AI 解決方案，助你將潛在危機轉化為未來增長嘅強大動力。
📞 電話：+852 2578 8828
