當現成軟件「唔啱使」：如何用最低成本，打造一個剛剛好的部門小工具？
```html
當現成軟件「唔啱使」：如何用最低成本，打造一個剛剛好的部門小工具？
香港中小企經常面對現成軟件「唔啱使」的困境。Frasertec（暉訊科技）教你如何擺脫昂貴又臃腫的系統，用最低成本打造一個完全貼合部門需求的「剛剛好」小工具，提升效率，節省開支。
你哋公司係咪都試過咁嘅情況？ 為咗追上數碼轉型嘅潮流，或者解決某個部門嘅管理難題，你狠下心腸買咗一套市面上好出名嘅 CRM、ERP 或者項目管理軟件。點知用落先發現，功能太多太複雜，同事學極都唔識用；又或者，系統流程太死板，完全配合唔到你公司獨特嘅運作模式。結果，個系統就變成一件昂貴嘅「雞肋」，唔單止幫唔到手，仲可能拖慢咗原有嘅工作效率。
呢個「現成軟件唔啱使」嘅問題，喺香港中小企當中尤其普遍。香港嘅營商環境講求靈活、快速同「貼地」，好多公司嘅成功之道，正正就係靠一套與別不同、久經磨練嘅工作流程。但市面上嘅標準軟件，往往係為「平均」企業而設計，難以滿足呢啲獨特嘅需求。
咁係咪代表我哋只能夠喺「唔啱使」嘅軟件同「貴到飛起」嘅全面客製化系統之間二揀一？絕對唔係。今日，Frasertec（暉訊科技）想同大家分享第三條路：用最低成本，為你嘅部門打造一個「剛剛好」嘅專屬小工具。
現成軟件點解會「唔啱使」？香港中小企的獨特痛點
喺探討解決方案之前，我哋要先理解問題嘅根源。點解價值不菲嘅現成軟件，會喺香港市場水土不服？
功能臃腫，喧賓奪主
大型軟件為咗迎合所有行業，往往塞滿咗大量你永遠都唔會用嘅功能。你嘅團隊唔單止要喺複雜嘅界面中搵出需要嘅選項，仲要為呢啲冗餘功能支付額外費用。
流程僵化，缺乏彈性
香港好多中小企，例如貿易行、工程公司、零售鋪頭，都有自己一套獨特嘅報價、落單、存貨管理或者客戶跟進流程。現成軟件嘅標準化流程，好難完美契合，強行使用只會事倍功半。
整合困難，形成數據孤島
你可能已經用緊某啲會計軟件、電郵系統或者網店平台。新買嘅軟件如果唔能夠同現有工具順暢對接，數據就無法互通，導致同事需要人手重複輸入資料，浪費時間又容易出錯。
成本高昂，回報不成正比
除咗前期嘅購買費用，好多軟件仲有持續嘅月費、年費、更新費同維護費。如果系統未能有效提升生產力，呢筆開支就好難稱得上係一項精明嘅投資。
面對呢啲困境，好多中小企老闆選擇「死忍」，或者返璞歸真，用返 Excel 同 Email。但呢啲方法喺公司成長嘅過程中，好快就會見到樽頸。
告別「一刀切」，擁抱「剛剛好」：部門小工具的威力
所謂「部門小工具」，並唔係要你推倒重來，開發一個取代全公司所有系統嘅龐然大物。佢嘅核心理念係「小而美」，針對性地解決一個最逼切、最痛苦嘅問題。
想像一下：
- • 銷售部有一個專屬嘅報價神器，可以喺手機上快速揀選產品、自動計算折扣、一鍵生成精美嘅 PDF 報價單，並即時同步到公司嘅跟進列表。
- • 採購部有一個簡單嘅供應商管理工具，可以追蹤唔同物料嘅歷史採購價、交貨時間同供應商表現，幫你做出最明智嘅採購決策。
- • 人事部有一個自動化嘅假期申請同審批系統，員工用手機 App 就能申請，主管一鍵審批，假期餘額自動更新，唔再需要人手填 form 計數。
呢啲小工具嘅好處顯而易見：
高度貼合
完全根據你部門嘅工作流程度身訂造，冇多餘功能，簡單直接。
易學易用
因為功能專注，界面清晰，同事幾乎唔需要培訓就能上手。
成本可控
開發規模細，時間短，總體成本遠低於大型客製化項目。
快速見效
針對痛點開發，通常喺幾星期內就能上線使用，即時見到效率提升。
三步打造你的專屬小工具：最低成本實踐指南
聽到「度身訂造」，你可能會即刻諗起「貴」同「複雜」。但只要跟住以下步驟，打造一個低成本嘅小工具絕對係觸手可及。
1 第一步：精準定位「痛點」，而非功能列表
打造成功小工具嘅第一步，唔係寫一份長長嘅功能清單，而係問一個問題：「目前邊一個環節最浪費時間、最容易出錯、最令同事頭痛？」
試吓同你嘅團隊開個會，唔好問佢哋想要咩功能，而係問：
- • 「你每日工作入面，邊樣嘢係你覺得最『戇居』、最重複嘅？」
- • 「如果可以變走一樣工作，你會揀邊樣？」
- • 「邊個流程最常因為溝通唔清楚而搞錯嘢？」
將答案聚焦到一個具體嘅場景，例如：「每次幫客做報價，都要喺幾個 Excel file 度搵產品資料同價錢，然後人手計數，好慢又成日計錯。」呢個就係一個完美嘅「痛點」。
2 第二步：定義「最有價值產品」(MVP)，專注核心需求
搵到痛點之後，我哋要用「最有價值產品」（Minimum Viable Product, MVP）嘅概念去規劃。意思係，我哋淨係開發最核心、最能夠解決痛點嘅功能，其他「有就好」嘅功能一律暫時擺埋一邊。
以上面嘅報價痛點為例，一個 MVP 小工具可能只需要包含以下功能：
- 一個簡單嘅產品資料庫：可以睇到產品名、規格同價錢。
- 一個客戶資料庫：可以揀選客戶。
- 一個報價單生成器：揀完產品同客戶，可以自動生成報價單號碼同日期。
- 匯出 PDF 功能：將報價單儲存或 Email 出去。
- 一個簡單嘅狀態追蹤：標示報價單係「草稿」、「已發送」定係「已確認」。
就係咁多！好似數據分析圖表、多級審批流程、客戶歷史訂單分析呢啲進階功能，可以等第一版成功運作後，再逐步加返。咁樣做可以大幅縮短開發時間同降低初期成本。
3 第三步：選擇合適的技術路徑：Low-Code vs. Lean Custom Dev
確定咗 MVP 之後，就係時候揀點樣實現佢。對於中小企嚟講，主要有兩個高性價比嘅選擇：
選項 A：低程式碼／無程式碼（Low-Code/No-Code）平台
近年興起嘅 Microsoft Power Apps、Retool、Airtable 等平台，就好似砌 LEGO 咁，可以透過拖拉組件嘅方式快速建立應用程式。
選項 B：精實客製化開發（Lean Custom Development）
如果 Low-Code 平台滿足唔到你，或者你預期工具將來需要高度擴展，咁「精實開發」就係更佳選擇。呢種方法會由專業開發團隊（好似 Frasertec）用主流技術（例如 Web App 或手機 App）為你開發 MVP。
邊個選擇先至啱你？ 呢個冇標準答案，需要根據你嘅具體需求、預算同長遠規劃去決定。一個專業嘅技術顧問可以幫你分析利弊，搵出最「快靚正」嘅方案。
Frasertec 如何幫到你：我們不止是開發商，更是你的技術夥伴
喺 Frasertec（暉訊科技），我哋深明香港中小企嘅經營挑戰。我哋見過太多公司喺數碼轉型嘅路上行錯冤枉路，買錯昂貴又唔啱用嘅系統。
因此，我哋嘅角色唔單止係一個程式開發商，我哋更希望成為你嘅「貼地」技術夥伴。當你面對「現成軟件唔啱使」嘅困境時，我哋會：
深入聆聽，了解你的獨特流程
我哋會派專人同你嘅團隊傾，唔係 sell 你方案，而係真正了解你哋嘅工作流程同痛點。
提供專業中立的建議
我哋會根據你嘅實際情況，客觀分析 Low-Code 同 Lean Custom Dev 嘅優劣，幫你揀選最合適、最具成本效益嘅路徑，絕不為做而做。
採用 MVP 敏捷開發模式
我哋會同你一齊定義最核心嘅功能，快速開發出第一版俾你試用。根據你嘅反饋，再進行迭代優化，確保最終成品 100% 啱你心水。
提供長遠技術支援
小工具上線只係第一步。隨住你業務發展，我哋會持續為你提供維護、更新同功能擴展嘅支援，確保你嘅投資能夠持續創造價值。