為什麼買了名牌 SaaS 系統，員工最後還是偷偷用回 Google Sheet？
香港中小企業老闆花大錢買名牌SaaS系統，期望提升效率，卻發現員工依舊偏愛Google Sheet？本文深入剖析系統太複雜、培訓不足、功能錯配等5大死因，並提供實際解決方案，助您真正實現數位轉型，讓您的投資物有所值。
作為香港中小企業（SME）老闆，您可能對以下情景絕不陌生：您下定決心，投資一筆可觀的資金，引入一套業界知名的SaaS（Software as a Service）系統，例如是CRM（客戶關係管理）或ERP（企業資源規劃）系統。你滿心期待，這套「神兵利器」能將公司的工作流程標準化，數據即時同步，效率直線飆升。
但幾個月後，一個殘酷的現實擺在眼前：你發現銷售團隊依舊使用一個共享的 Google Sheet 來追蹤潛在客戶；項目經理使用另一個 Google Sheet 來更新項目進度；就連行政同事，還是鍾情於使用 Google Sheet 來管理庫存。你重金購入的系統，界面雖精美，但登入次數寥寥可數，淪為一個昂貴的「擺設」。
你不禁心生疑問：為什麼會這樣？是同事不夠專業嗎？不肯學習？還是有更深層次的原因？
事實上，這個問題並非個例，而是在全球中小企業普遍存在的「影子IT」（Shadow IT）現象。員工並非有意對抗公司政策，而是你所選的「名牌」系統，可能從一開始就存在「水土不服」的問題。今天，Frasertec（暉訊科技）就和大家深入剖析，為什麼功能強大的SaaS系統，最終會敗給一張簡單的Google Sheet。
💡 這可能是一個信號：別再讓試算表成為公司絆腳石。
為什麼Google Sheet這麼有「魔力」？
在我們指責員工之前，不如先了解一下，為什麼 Google Sheet 會成為他們的「comfort zone」：
- 零門檻上手：幾乎所有回office的人都會用Excel，而Google Sheet的操作和Excel大同小異。不需要複雜的培訓，打開瀏覽器就能立即開工，學習曲線近乎零。
- 極致的靈活性：從簡單的待辦事項清單，到複雜的財務模型，Google Sheet 都可以由用戶按自己的需求去「砌」出來。它沒有固定的框架，用戶可以隨意增減欄位、自訂公式、設定顏色標籤，完全貼合當下的工作需求。
- 即時協作的威力：這是Google Sheet的殺手鐧。幾個同事可以同時在一份文件上編輯，互相看到對方的修改，還可以留言討論。對於需要快速、靈活溝通的香港團隊來說，這種即時互動的效率，遠勝於在僵化系統中提交 report。
- 免費兼跨平台：無需額外成本，只需要一個Google賬戶，無論您使用公司電腦、家中MacBook還是手機，都可以隨時隨地存取和編輯。
簡單、靈活、免費、協作性強——Google Sheet滿足了員工最基本、最直接的工作需求。而你套昂貴的系統，又衰在哪？
5大「死因」：揭示你套SaaS系統被冷落的真相
斥巨資買回來的系統之所以「封塵」，通常不是單一原因造成，而是以下幾個問題的綜合結果。
死因一：功能過於臃腫，操作複雜如迷宮
很多「名牌」SaaS系統，尤其是源自歐美的大廠，它們的設計初衷是為了滿足大型跨國企業複雜的層級和流程。結果就是，系統功能包羅萬有，但對於追求「快、漂亮、正」的香港中小企業來說，超過八成的功能可能永遠都用不著。
同事為了完成一個簡單任務，比如「新增一個客戶聯絡人」，可能要click進三四層menu，填寫十幾個根本不需要的欄位。這種「用牛刀殺雞」的感覺，讓員工挫敗感極強。相比之下，在Google Sheet加一行資料，只需幾秒鐘。人性自然會選擇阻力最小的路徑。
死因二：導入過程倉促，培訓不到位
許多公司在引入新系統時，只關注「Go-live」（系統上線）的日期，而忽略了最重要的「人」的因素。管理層可能認為，只要買了套好系統，同事就理所當然懂得用、喜歡用。
現實是，培訓往往只是一場兩三個小時的「填鴨式」講座，講師千篇一律地介紹全部功能，完全沒有針對不同部門（例如 Sales、Marketing、Admin）的實際工作流程進行客製化教學。同事聽完都是一頭霧水，不明白這套新東西如何能幫到自己，只是覺得增加了額外的data entry工作，自然產生抗拒心理。
死因三：系統流程僵化，無法貼合實際業務
“你要適應系統，而不是系統適應你。”這句話可能是SaaS銷售人員的口頭禪，但也是許多系統導入失敗的主因。
香港中小企業的核心競爭力之一就是靈活和反應快。我們的工作流程，往往是多年實踐摸索出來最有效率的方式。如果一套新系統的流程非常僵化，例如規定銷售 lead 必須經過 A>B>C>D 四個階段，但你公司的實際做法是更靈活的 A>C>B，系統又不讓你改。那麼同事為了完成工作，只好在系統外用回自己熟悉的Google Sheet，然後再把最終結果「被迫」輸入系統交差。這樣一來，系統非但沒有提升效率，反而製造了雙重工作。
死因四：缺乏內部「擁護者」(Internal Champion)
一個成功的數位轉型項目，必須要有來自基層的支持。如果引入系統的決定完全是由上而下（Top-down），沒有邀請將每天使用系統的員工參與決策過程，他們很自然會把這套系統視為「老闆的新玩具」，抱著事不關己的態度。
聰明的做法是，在項目初期就識別並邀請每個團隊中對科技有熱情、有影響力的同事成為「內部擁護者」。他們不僅能提供寶貴的frontline feedback，更能在系統上線後，成為內部的「種子教官」，幫助其他同事解決疑難，推廣系統的好處。
死因五：忽略了整合性，形成新的「數據孤島」
你引入的CRM系統，能與你的會計軟件、電子郵件推廣工具或網站後台無縫對接嗎？如果不行，這意味著你的團隊需要人手在不同系統之間複製貼上資料。
例如，Marketing同事在Google Sheet搞掂一個活動報名表，然後要人手逐個輸入到CRM；Sales同事在CRM clinch了單deal，然後要人手通知會計同事在另一個系統開invoice。這些重複性的工作不僅浪費時間，而且極易出錯。員工發現，使用 Google Sheet 配合 Zapier 這樣的自動化工具，有時還靈活過你套所謂的「一體化」系統。
想知道如何整合系統？ 閱讀：《你的公司系統在「玩單機」嗎？API 如何讓它們學會團隊合作》
如何對症下藥？讓您的SaaS投資真正物有所值
看到這裡，你可能已經意識到，問題的核心不是Google Sheet，而是「錯配」。那麼如何才能確保你的科技投資不會白費？
- 先診斷，後開藥：在購買任何系統之前，首先要做的不是看品牌排名，而是深入了解自己公司的內部流程。與不同部門的同事聊天，畫出他們現有的工作流程圖（Workflow Map），identify他們的痛點（Pain Points）。一個專業的IT顧問可以幫你客觀地完成這個步驟。
- 選擇「啱身」而非「名牌」的系統：市場上除了那些巨無霸SaaS之外，還有許多針對中小企業設計、更具彈性和擴展性的解決方案。考慮一下 AI 快速開發 平台, 可快速為你度身訂做一套完全貼合你業務流程的系統，既有Google Sheet的靈活性，又有企業級系統的結構和安全性。
- 投資在「人」：持續的培訓與支援：將培訓視為一個持續的過程，而非一次性任務。分階段推出系統功能，針對不同角色提供「場景式」培訓（Scenario-based Training）。最重要的是，建立一個內部支援渠道，任命你的「內部擁護者」，給他們時間和資源去幫助同事。
- 擁抱整合，打破數據壁壘：選擇系統時，將API（應用程式介面）的開放性和整合能力作為重要考慮因素。一個良好的整合方案可以自動化數據同步，消除人手輸入，讓員工即時感受到新系統帶來的便利，從而主動使用。
- 從小做起，逐步擴展：不要想著一步到位，把公司所有運營一次搬上新系統。可以先選擇一個最迫切需要改善的流程（例如銷售 leads 管理），在一個小團隊進行試點。當這個試點項目成功，展示出明確的ROI（投資回報率）後，再把成功經驗複製到其他部門，這樣推行的阻力會小得多。
結論
員工偷偷用回Google Sheet，不是他們的錯，而是一個強烈的信號，告訴你所選擇的工具與你的團隊、你的流程脫節。成功的數位轉型，從來都不是單純買一套軟件那麼簡單，而是一個涉及「人、流程、科技」三方面的系統工程。
與其抱怨員工「不聽話」，不如停一下，想一想，究竟是哪個環節出錯？一套真正「剛使」的系統，應該是賦予員工能力，而不是增加他們的負擔。
如果你正面臨類似的困境，不知道如何挑選真正適合你公司的IT解決方案，或是想讓你現有的系統發揮最大價值，是時候尋求專業意見。
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