星期三下晝三點，做開個批發大客打電話上嚟問：「上個月張票我哋開咗，幾時入？同埋扣返破損件未？」接電話嗰個同事打開公司共用碟，只係見到一個叫「AR_2026_儀」嘅 Excel。入面十幾個分頁，紅黃綠三隻色，幾格寫住「Ken ok」、「已留」，邊筆數過咗期、邊筆已經找咗但未入落表，得放緊五日台灣假嘅阿儀先睇得明。老細行過問一句：「到底邊張單過咗六十日未找？」成個辦公室冇人敢答，更加冇人敢郁嗰個 file，怕改錯一個格，佢返嚟就完全對唔返。
應收帳款嘅到期日同跟進進度應該全公司同一標準見到，而唔係鎖喺一個人嘅 Excel 標籤同人名簡寫入面；真正需要人手處理嘅，只係同客商討還款安排嘅對話。
點解「私家追數表」一定會出事
顏色同簡寫得一個人明，其他人唔敢接手
每個人用 Excel 都有自己一套邏輯，有人用黃色代表「聽日再打」，有人用紅色代表「老細話唔好催住」。呢啲邏輯冇寫低，同事代為聽客電話，問到單據餘額同支票狀態，根本搵唔到正確數字，只能同個客講「等同事下星期返嚟再覆你」，白白拖慢現金回流。
怕搞亂公式，冇人敢實時更新
共用碟入面嘅核心追數表往往連住十幾條公式同跨分頁連結。其他同事就算收到客嘅入數紙或者 WhatsApp 截圖，都驚入錯位整壞成份表，寧願將收據放喺桌面「等阿儀返嚟自己入」。結果成個星期嘅收支狀態真空，老細以為筆數仲瞓喺度，其實客一早找咗。
離職交接變成交難，數期盲飛
一旦負責同事辭職，短短兩三星期交接根本講唔清幾百張發票嘅前因後果。新同事接手後只能逐張發票由頭追問，甚至重複打電話催促一早已經約定月結嘅長期客，既得罪熟客，又漏咗真正需要及時追收嘅過期大數。
常見的應急方案：開多份說明或者叫第二個人跟住學
許多管理層遇到這個情況，往往要求負責同事「寫一份使用指南」或者「開多一份簡化版共用表」，甚至安排另一位文員坐在旁邊學看顏色標籤。然而，當日常出貨及發票數量一多，負責人根本沒有時間維護兩份表格，最終簡化版被棄置，第二個人亦因工作繁重而無法記住所有例外規則，問題依然存在。
應收帳款自動化如何運作
透過暉訊科技的流程自動化方案，公司無需更換現有會計軟件，即可將發票紀錄與跟進狀態集中管理。系統自動追蹤每筆發票的到期情況，讓所有人查閱一致的進度，而實際溝通與彈性商討依然保留給團隊親自處理。
發票數據同步與到期排程
當銷售端確認發票開出後，系統自動依據客戶約定數期計算到期日，毋須人工手動謄寫至個別 Excel 表格。
統一狀態面板與權限檢視
建立標準化的狀態分類，無論是待付款、已承諾付款期或有爭議扣減，團隊內任何授權同事開啟系統均能即時掌握，不再依賴個人標記。
內部到期提示與人手跟進分工
系統於發票逾期前夕或特定階段，自動發出內部提醒予指定跟進人員。具體的電話溝通、WhatsApp 對話及商業談判仍然由負責人員親自執行。
開始導入的三步做法
整理現行追數條件與例外狀態
準備現時使用的追數表格式，列出平時標記的常見狀態（如約定月尾、等待支票寄出、退貨對數中），作為標準化依據。
30 分鐘線上業務對齊
透過 30 分鐘諮詢，檢視現有開票及對帳流程，確認現有工具如何與自動化提醒接軌，無需更換會計系統。
以單一應收流程建立試點（POC）
範圍鎖定於發票到期至內部提示通知，於 2 至 4 週內完成試點上線，確保跨部門同事均能清晰查閱。
建立透明可交接的應收跟進流程
告別一人獨佔的追數檔案，讓團隊隨時掌握現金流向與帳目進度。暉訊科技提供 30 分鐘免費諮詢，協助評估應收流程自動化方案。
預約探索會議WhatsApp 852 25788828常見問題
推行自動化跟進，是否需要全面更換現有的會計軟件？
不需要。自動化流程設計於現有系統與日常通訊工具之間建立數據對接，發票依然可在現有會計系統開立，跟進狀態則自動同步至共用面板與內部提醒，大幅減低系統搬遷風險。
自動化會否直接發送冷冰冰的催款訊息給重要客戶？
不會。方案的核心在於內部狀態透明化及自動發送內部提示予同事。與客戶的實際交涉、語氣拿捏及商業讓步，依然完全由負責同事親自處理，兼顧效率與客戶關係。
上一篇：貨出咗，發票同 PO 對唔埋 | 返回：文章列表