案例剖析：一間設計公司的掙扎 — AI 快速開發如何打造「剛剛好」的 CRM

「標準 CRM 裡的銷售漏斗、潛在客戶評分...這些對我們設計公司來說，根本用不上！我們的『生意』，是從一份混亂的 Creative Brief 和無數次修改中磨出來的。」

這句話，我們在與許多香港專業服務公司的創辦人交流時，都曾聽過。這精準地道出了他們的困境：他們需要的不是一套為銷售團隊設計的工具，而是一個能駕馭混亂專案、理清客戶回饋、並看清業務命脈的管理系統。

一個混亂但真實的專案日常

讓我們描繪一個極度真實的場景：一間在香港薄有名氣的設計公司，團隊約有 15 人。他們的專案流程，遠比「查詢 -> 報價 -> 完成」複雜得多，更像是一場混亂的冒險：

在尋求更佳方案之前，這個流程完全失控：

• 利潤黑洞：為了贏得專案，團隊在「提案競稿 (Pitch)」階段就已投入大量無償工時。但這些時間從未被有效追蹤。簽約後，老闆根本不知道這個專案最終是賺是虧。
• 資源調配瓶頸：兩個重要專案同時進入了最關鍵的設計階段，都需要首席設計師的投入。老闆只能憑感覺和記憶來調配人力，時常導致「設計師撞期」，專案延誤。
• 回饋地獄：客戶的市場部經理在 WhatsApp 說 Logo 要藍色，但他的老闆在 Email 裡回覆說更喜歡紅色。設計師在兩個指令之間無所適從，最終做了兩個版本，浪費了雙倍時間。

解決方案：一個「剛剛好」的專案管理 CRM

他們需要的，從來不是一個「功能最強」的系統，而是一個能理順上述混亂的「剛剛好」的系統。

這正是暉訊科技 (Frasertec) AI 快速開發 服務的價值所在。我們的目標是深入理解這種獨特的工作流程，並利用 AI 技術在極短時間內，打造一個專為這類專業服務公司而設的輕量級 CRM。這與我們在另一篇文章《個案研究：從「跟唔切」到「搞得掂」》中幫助客戶快速應對查詢高峰的理念如出一轍——用最快的速度，解決最核心的痛點。

功能亮點：專為設計流程而設

這個專屬系統沒有任何多餘的功能，每一個設計都像手術刀一樣，精準切除業務痛點：

• AI 驅動的智能看板
  這不僅是一個視覺化的專案看板。我們融入了大型語言模型 (LLM) 技術，為管理者提供「AI 專案摘要」功能。老闆無需再逐一細閱十幾條更新，只需將滑鼠懸停在專案卡片上，AI 就會自動分析所有相關的溝通記錄、檔案更新和進度變化，並生成一句話的摘要，預警潛在的風險：

  AI 摘要範例：「專案進度正常。設計師已根據客戶市場部的回饋完成 V2 修改，目前正等待客戶老闆最終確認。注意：客戶在最新溝通中提出增加一個動畫版本，這可能超出原合約範圍，建議與客戶澄清。」
  這個功能讓管理者在 5 秒內就能掌握專案核心狀況和最關鍵的商業風險——「範圍蔓延 (Scope Creep)」，從而及時介入，保護專案利潤。

• 中央檔案與回饋中心 (整合 Google Drive)
  告別混亂的電郵附件和失效的下載連結！系統能直接與您公司現有的 Google Drive 或 Microsoft 365 雲端硬碟整合。當設計師在系統中上傳新版本的設計稿時，實際上是將雲端硬碟的檔案安全地連結到專案中。這確保了客戶、專案經理和設計師，所有人都在看著同一份文件發表意見。 客戶的所有回饋，都會像留言一樣，清晰地標記在對應的檔案版本之下，形成唯一的「真相來源 (Single Source of Truth)」。

• WhatsApp 整合：透明、高效的溝通橋樑
  一個常見的疑問是：「WhatsApp 的對話真的能無痛同步到系統嗎？成本會不會很貴？」答案是肯定的，而且成本極具透明度。我們透過整合如 Twilio 等官方認證的 WhatsApp Business API 服務，可以為您建立一座穩定的橋樑。這類服務的月費通常由一位同事約 20 美元起。
  試想像：只需付出這筆遠低於聘請兼職員工的成本，就能將所有關鍵的客戶對話——包括客戶發來的圖片和檔案——自動、完整地記錄在系統中，徹底解決「回饋地獄」的問題。從此，所有溝通歷史都有了唯一的真相來源。

成果：告別混亂，讓團隊重獲新生

當這樣一個「剛剛好」的系統上線後，預期能帶來的改變是革命性的：

• 不再競猜利潤：公司能清楚知道哪些類型的專案利潤最高，哪些客戶最「耗時」，為未來的業務決策提供數據支持。
• 設計師不再「撞期」：合理的資源分配讓團隊合作更順暢，減少了因內部協調問題造成的延誤和壓力。
• 老闆重獲戰略視野：從每天處理瑣碎的專案問題中解放出來，老闆可以借助 AI 摘要快速掌握全局，專注於業務發展、客戶關係和公司方向等更重要的戰略層面。

這個案例剖析旨在說明，您不需要強迫自己的團隊去適應一個不合身的系統。透過暉訊科技的 AI 快速開發，您可以擁有一個「剛剛好」，並且能與您業務一同成長的專屬利器。